業務効率を高める必要な要素

オフィス

共有速度をアップ

ネットワークシステムの発達によって、ビジネスにスピード化を求められているのが現状。業務効率を上げるために、情報共有システムの導入がおすすめです。導入後は、どんな効果がもたらされるのか、何に注意をすれば良いかを知っておきましょう。

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握手

モニタリングの重要性

ワークフローシステムの導入は、社内の業務効率化をもたらすとは限りませんが、体験版を導入すれば本当に必要なツールかを見極められます。本当に導入すべきシステムの見極め方をこちらでチェックしておきましょう。

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スーツの人

やる気を引き出す鍵を見つける

モチベーションアップは、業務効率化と業績アップを左右する重要な要素です。スタッフが求めていることや、やる気を引き出す何かを見極めるために、専用の回答ツールを導入すればモチベーションアップのヒントを引き出しやすいです。

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レディ

経費削減にも役立つ

ワークフローを導入後は、どんな効果をもたらしてくれるのでしょうか。社内の仕事速度をアップさせる以外に、発揮してくれる効果とはどんなものか、こちらのページで紹介します。

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事業効率化を担う大切なシステム

ビジネスの効率化は、システムの力で実現できるのは確かですが、導入時にポイントを把握しておけば、システムで失敗しにくくなります。そこで、以下ではどのようなポイントを踏まえてワークフローシステムを導入すれば良いのかを説明します。

これが重要!ワークフローシステム導入ポイント5選

no.1

利用者が直感的に使えるか

利用する人事スタッフが、すんなりと使いやすいかを見極めるのが重要事項。書類申請関連をスピーディーに行うには、パソコンに不慣れな人でも、スピーディーに申請関連の仕事で扱えるシステムになっているかを事前に調べておくと良いでしょう。ネットで評判を調べるのもアリですが、体験版をスタッフに一度試してもらう手もありです。

no.2

メンテナンス性は高め?

ほぼ毎日利用するシステムなので、故障の心配がないかどうかを調べるのは勿論、業務追加や拡張に対応するためにメンテナンスを行いやすいか吟味すべきです。それに、どの部署のスタッフも異動や休職退職によって入れ替わりがあります。それにあわせて、承認者の変更などをすんなりできるかも重要な選定ポイントです。

no.3

処理状況を把握できる

社内で提出書類の処理状況はどうなっているのか、正確に把握できる仕組みになっているかをチェックできるかも、人事関連作業の進捗度合いを左右します。現在処理中の案件は勿論、過去に決済済みの申請書類は、すぐ引き出せる機能付きなのか確認しておきましょう。

no.4

申請書の進捗状況を把握しやすいか

申請書類に関することは、どうなっているのかリアルタイムで把握しておきたいものです。導入予定のワークフローシステムは、承認履歴や決済情報を積極的に残せるか、郵送中のものも含めて書類は今誰の手に渡っているのか把握できるタイプが望ましいです。

no.5

他システムとの連動性もチェック

他のシステムで管理している申請書類やデータを閲覧できるか、編集や申請もできるタイプなのかチェックしておきましょう。連動できるタイプなら、人事スタッフの作業効率も上昇しやすいので、外せない見極めポイントです。

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業務の質を高める

男の人

情報共有速度の上昇

ワークフローシステムは、少なくとも社内の申請書などに関する業務をスピーディーに処理するために欠かせないシステム。管理スタッフとの情報共有もスピーディーになるので、業務効率も上昇しやすいのは間違いありません。

モチベーションアップにも一役買ってくれる

ワークフロー導入は、社内の申請関連業務がスピーディーに済むので、関連作業に費やす時間を最小限に抑えられます。担当スタッフも、その他の業務に時間を費やせるので、モチベーションを上げて仕事に取りかかれます。ハイパフォーマンスで、業務をしてもらうためには、システム導入は欠かせないのは確かです。

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