共有速度をアップ|ワークフローなどのシステム導入で仕事の質をワンランクアップ

共有速度をアップ

オフィス

上下左右のやり取りを円滑化

仕事をする上で、同僚は勿論ですが上司との連携がスムーズだからこそ、効率的に動けます。ビジネスは、人との情報共有の速度が物を言うと言っていいでしょう。そんな時に、役立つのが情報共有システムです。ネットワーク内で、スムーズにやり取りができるツールですが、ただ導入しても上手くやり取りができなくなるケースも珍しくないので、スムーズ化するためのコツを知っておきましょう。

目的を整理すると共有事項もスムーズになる

日々の業務は、常に同じ作業の繰り返しではありません。時にイレギュラーな対応も強いられるケースもあります。そんな時のために、情報共有システムに頼りがちになるのではなく、口頭でも伝え合う社内環境づくりをするのも大切です。

ノウハウの共有が大切

情報共有システムを利用するにあたって、関連業務の進め方をスタッフ間で共有しておくと、後々便利です。業務に関する担当スタッフが事情によりいなくても、ノウハウを把握している別のスタッフが代わりに対応できれば、タイムロスを引き起こさずに済みます。

導入後のことを考慮するのが大切

利便性の高い情報共有システムは、取り入れた後のことを想定しておけば、業務の効率化を測りやすいです。報連相あるいはPDCAサイクルを円滑化させるために、下記のジレンマに関することも把握しておくべきです。

ジレンマを感じないために気をつけるべきこと

スタッフに利用目的を明確に伝える

情報共有システムを導入するにあたって、どんな目的で導入したのかを詳細に伝えたかどうかが重要。例えば、部署内での仕事やり取り目的で導入したのに、プライベートや雑談目的での利用が目立つのは致命的です。業務で使ってもらうために、使い分けを明確化して全員に共有することも考慮しましょう。

利用者の絞り込みが招くこと

情報共有システムを利用するにあたって、気をつけたいのがコミュニケーションパスが不明確になっていることです。明確にしておかないと、全員に必要な情報が行き渡らない、特定のスタッフに情報が行き渡っていないなどで、社内を混乱させかねません。必要に応じて、利用すべきスタッフを絞り込む、あるいはシステム内で個別にやり取りできるよう独自のチャットルームを設けるのも考慮しましょう。

匿名はスタッフ間で不信感を抱かせる恐れがある

仕事で使うとはいえ、使用方法さえ覚えてしまえば一般のSNSと変わらない使い心地になります。情報共有や交換が活発化しても、いつの間にか誰かを傷つける言葉が羅列する恐れもありえます。ちゃんとやり取りが記録できるよう、ニックネームではなく実名での登録を義務付けた方が良いです。

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